La privacy per avvocati e giornalisti: le novità con la revisione dell’allegato A al codice

Nelle due professioni sono previste deroghe e situazioni particolari che tengono conto della loro specificità. Nel caso dell’attività pubblicistica, ad esempio, l’obiettivo è di conciliare la necessità di proteggere i dati personali con la libertà di informazione e di espressione sancita dalla Costituzione

La privacy per avvocati e giornalisti. Pubblicate in Gazzetta Ufficiale le regole deontologiche per specifici trattamenti di dati personali, previste ai sensi dell’articolo 20 comma 4 del D.Lgs. 101 del 10 agosto 2018.

Il D.Lgs. 101/2018 affidava all’Autorità Garante la revisione e l’aggiornamento di cinque dei «Codici deontologici e di buona condotta» contenuti nell’allegato A al precedente codice privacy nella versione in vigore fino al 18 settembre 2018.

Ricordiamo velocemente il contenuto dei vecchi «Codici deontologici e di buona condotta»:

  • allegato A1 - «Trattamento dei dati personali nell'esercizio dell'attività giornalistica»;
  • allegato A2 - «Trattamento dei dati personali per scopi storici»
  • allegato A3 - «Trattamento dei dati personali a scopi statistici in ambito Sistan»;
  • allegato A4 - «Trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici»;
  • allegato A5 - «Sistemi informativi gestiti da soggetti privati in tema di crediti al consumo, affidabilità e puntualità nei pagamenti»;
  • allegato A6 - «Trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive»;
  • allegato A7 - «Trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale».
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Secondo quanto prescritto dal D.Lgs 101/2018, gli allegati A5 e A7 avranno un destino diverso: le associazioni e gli organismi rappresentanti le categorie di titolari o responsabili coinvolti sono state infatti invitate a sottoporre all'approvazione del Garante, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore del decreto stesso, specifici codici di condotta ai sensi dell’articolo 40 comma 2 del regolamento (Ue) 2016/679 (il Gdpr). Dalla data di presentazione dei questi codici di condotta, l’Autorità Garante ha sei mesi di tempo per le attività di valutazione e approvazione. In conseguenza di ciò, quanto riportato nel prosieguo di questo articolo non si applica agli allegati A5 e A7.

Prima di entrare nel merito delle regole deontologiche è necessario analizzare il contesto.

La privacy per avvocati e giornalisti: uno sguardo al contesto

Conseguentemente all’approvazione del Gdpr e della direttiva (Ue) 2016/680, il legislatore italiano ha effettuato nel 2018 alcuni interventi normativi per adeguare l’ordinamento interno alle indicazioni della comunità europea; il D.Lgs. 101/2018, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il 9 agosto 2018, ha modificato significativamente il codice privacy, abrogando o riformulando un gran numero di articoli.

Il decreto prevede la revisione, entro 90 giorni dalla sua emissione, di cinque dei vecchi codici deontologici in allegato A al codice privacy; ai sensi dell’articolo 2-quater del novellato codice privacy è affida all’Autorità Garante la promozione di regole deontologiche, per:

  • i trattamenti necessari ad adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento - Gdpr art. 6, paragrafo 1 lettera c);
  • i trattamenti necessari ad eseguire un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento - Gdpr art. 6, paragrafo 1 lettera e);
  • definire ulteriori condizioni e/o limitazioni al trattamento di dati genetici, biometrici o relativi alla salute (Gdpr art. 9, paragrafo 4);
  • le specifiche situazioni di trattamento previste al capo IX del Gdpr.

Il capo IX del Gdpr elenca i trattamenti per i quali gli Stati membri dell’Unione europea possono mantenere o introdurre disposizioni più specifiche, determinando con maggiore precisione requisiti specifici per il trattamento e altre misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto.

Ricordiamo brevemente gli ambiti di trattamento elencati al capo IX (Gdpr, articoli da 85 a 91):

  • art. 85 -Trattamento e libertà d'espressione e di informazione;
  • art. 86 - Trattamento e accesso del pubblico ai documenti ufficiali;
  • art. 87 -Trattamento del numero di identificazione nazionale;
  • art. 88 - Trattamento dei dati nell'ambito dei rapporti di lavoro;
  • art. 89 -Garanzie e deroghe relative al trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici;
  • art. 90 - Obblighi di segretezza;
  • art. 91 -Norme di protezione dei dati vigenti presso chiese e associazioni religiose.

Rappresentato il contesto, entriamo nel merito di due delle regole deontologiche relative ai trattamenti effettuati da giornalisti e avvocati (ex allegato A1 ed ex allegato A6).

Nel mondo dell’informazione…

Il diritto alla libertà di espressione e di informazione include il trattamento di dati personali per scopi giornalistici o di espressione accademica, artistica o letteraria.

L’articolo 85 del Gdpr offre agli Stati membri la possibilità di introdurre deroghe ad alcune prescrizioni normative – in particolare a quelle previste al capo II (principi), capo III (diritti dell’interessato), capo IV (titolare del trattamento e responsabile del trattamento), capo V (trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali), capo VI (autorità di controllo indipendenti), capo VII (cooperazione e coerenza) e capo IX (specifiche situazioni di trattamento dei dati) – qualora esse siano ritenute necessarie per conciliare il diritto alla protezione delle informazioni personali con la libertà di informazione e di espressione.

Di giornalismo, libertà di informazione e di espressione trattano anche gli articoli 136, 137 e 138 del codice privacy: più specificatamente, questi articoli si applicano ai trattamenti effettuati nell’esercizio della professione di giornalista o effettuati dai soggetti iscritti nell’elenco dei pubblicisti o nel registro dei praticanti o finalizzati esclusivamente alla pubblicazione/diffusione, anche occasionale, di articoli e saggi.

Il codice privacy stabilisce che categorie particolari di dati (Gdpr, art. 9) e dati relativi a condanne penali e reati possano essere trattati anche senza il consenso degli interessati purché sia garantito il rispetto delle regole deontologiche; stabilisce inoltre che a questo ambito di trattamento non si applichino le disposizioni relative:

  • alle misure di garanzia per il trattamento dei dati genetici, biometrici e relativi alla salute (art. 2-septies del codice privacy novellato);
  • ai trattamenti che presentano rischi elevati per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico salute (art. 2-quinquiesdecies del codice privacy);
  • al trasferimento dei dati verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, contenute nel capo V del Gdpr.

Fatta questa premessa, entriamo nel merito del contenuto di queste regole deontologiche.

Ricordando che la professione giornalistica si svolge senza autorizzazioni o censure ai sensi dell’art. 21 della Costituzione Italiana, il trattamento di dati personali effettuato in questo ambito presenta caratteristiche differenti rispetto ad altri trattamenti. Vediamole in breve.

L’informativa (Gdpr, art. 13 e 14): anche il giornalista, nell’esercizio della propria attività, ha l’obbligo di rendere nota la propria identità e professione, nonché lo scopo della raccolta delle informazioni, a meno che questo fatto non metta a rischio la sua incolumità o sia d’ostacolo all’esercizio della professione. Gli altri obblighi di informazione previsti ai suddetti articoli del Gdpr non sono applicabili a questi professionisti.

Se i dati personali raccolti nell’esercizio della professione confluiscono in banche dati redazionali, le imprese editoriali lo devono rendere noto al pubblico, con appositi annunci periodici da effettuare almeno due volte l’anno, spiegando in che modo e dove gli interessati possono esercitare i diritti loro riconosciuti dal Gdpr e forniscono i dati del responsabile del trattamento a cui gli stessi interessati possono rivolgersi.

Gli archivi personali di coloro che esercitano attività pubblicistica sono tutelati dal segreto professionale. A questo proposito, l’articolo 138 del codice privacy chiarisce che, qualora l’interessato chieda di conoscere l’origine dei dati personali trattati nell’esercizio della professione, le norme sul segreto professionale limitatamente alla fonte della notizia sono interamente applicabili. Di conseguenza, rimane valido il principio di tutela delle fonti utilizzate.

Il giornalista conserva i dati raccolti per tutto il tempo necessario al perseguimento delle finalità proprie della professione che svolge.

Il trattamento di categorie particolari di dati (Gdpr, art. 9) è ammesso quando pertinente a garantire il diritto all’informazione su fatti di interesse pubblico, rispettando tuttavia il concetto di “essenzialità” dell’informazione. È infatti essenziale che la divulgazione di notizie di interesse pubblico o sociale rilevante non sia in contrasto con il rispetto dovuto alla sfera privata degli individui. Ogni informazione quindi deve essere indispensabile allo scopo di fornire una compiuta descrizione del fatto specifico o del protagonista.

Resta escluso l’utilizzo di categorie particolari di dati riferiti a congiunti o affini o, in ogni caso, a soggetti non coinvolti o interessati ai fatti.

Il trattamento di dati relativi a condanne penali e a reati o a connesse misure di sicurezza è ammesso nell’esercizio del diritto di cronaca in riferimento ai provvedimenti elencati all’articolo 3 del D.P.R. 313/2002. Ai dati trattati nell’esercizio dell’attività giornalistica non si applicano quindi i limiti al trattamento di questa categoria di dati personali previsti all’articolo 10 del Gdpr e all’articolo 2-octies del codice privacy).

Il rispetto della vita privata deve essere sempre garantito, anche nel caso di individui noti o che esercitano funzioni pubbliche; informazioni che non hanno rilievo sul ruolo svolto o sulla vita pubblica degli individui non devono essere raccolte né divulgate. Commenti e opinioni rientrano nella sfera delle libertà d’informazione; la libertà di pensiero e di parola è infatti garantita a tutti i cittadini dalla Costituzione italiana.

Soffermiamoci adesso su alcune importanti tutele previste dalle regole deontologiche. In merito a fatti di cronaca che coinvolgono minori, il giornalista non può pubblicare i loro nomi, fornire elementi che consentano la loro identificazione né riferirsi a fatti che non siano specificamente reati. Il diritto dei minori alla riservatezza è, in ogni caso, considerato primario rispetto al diritto di cronaca; se il giornalista, per motivi di rilevante interesse pubblico e nel rispetto dei limiti di legge, decide di diffondere notizie su minori o loro immagini, lo farà sotto la sua esclusiva responsabilità, valutando preventivamente se questa pubblicazione sia realmente nell’interesse del minore secondo il protocollo di autoregolamentazione che disciplina i rapporti tra infanzia e comunicazione («Carta di Treviso»).

La tutela della dignità personale è un diritto di ogni individuo. Come già detto, è sempre necessario che le informazioni comunicate all’interno della notizia siano indispensabili. Per questo motivo notizie, immagini o fotografie pubblicate in relazione a fatti di cronaca non possono ledere la dignità della persona; a meno che non sia indispensabile per l’informazione da trasferire o che non esistano rilevanti motivi di interesse pubblico o comprovati fini di giustizia e di polizia, il giornalista non si deve soffermare su dettagli di violenza né rendere note immagini di persone in stato di detenzione (a meno che non ci sia il consenso dell’interessato). Immagini di persone con ferri o manette ai polsi sono ammesse solo se necessario per segnalare abusi.

Qualora il giornalista debba fare riferimento allo stato di salute di un individuo, deve sempre rispettare la dignità, il decoro e il diritto alla riservatezza della persona; specialmente nei casi di malattie gravi o terminali, adotta comportamenti di tutela e non procede ad alcuna pubblicazione di dati clinici di dettaglio, a meno che la pubblicazione di queste informazioni sia funzionale al perseguimento dell’essenzialità dell’informazione in merito a individui che rivestano posizioni di rilevanza pubblica o sociale.

Inoltre, il giornalista deve sempre avere presente la necessità di tutelare il diritto degli individui di non essere discriminati per motivi sessuali, etnici o religiosi, per le loro opinioni politiche o per le loro condizioni personali, siano esse fisiche o mentali.

Altra tutela fondamentale è quella relativa alla sfera sessuale dell’individuo: la pubblicazione di questi dati è ammessa solo se funzionale al perseguimento dell’essenzialità dell’informazione relativa a individui che rivestano posizioni di rilevanza pubblica o sociale.

Deve inoltre essere garantita la tutela del domicilio o dei luoghi di privata dimora dell’interessato, estesa ai luoghi di cura, di riabilitazione o di detenzione.

È forse scontato ma senz’altro opportuno ricordare che il giornalista, in conformità al dovere di rettifica applicabile in casi e modi stabiliti dalla legge, ha il dovere di correggere errori e inesattezze senza ritardo.

Le norme presenti nelle regole deontologiche si applicano a tutti coloro che, anche occasionalmente, esercitino l’attività pubblicistica. Ai soggetti iscritti all’albo dei giornalisti, negli elenchi o nei registri si applicano le sanzioni disciplinati previste al titolo III della legge 69/1963.

Le differenze rispetto al vecchio allegato A1

La revisione dell’allegato A1 si è limitata all’aggiornamento dei riferimenti normativi (codice privacy novellato e Gdpr). Le indicazioni in merito al trattamento dei dati personali nell’esercizio dell’attività giornalistica sono nella sostanza invariate rispetto alla precedente versione.

…e nel mondo forense

Le disposizioni delle regole deontologiche in esame si riferiscono ai trattamenti di dati personali effettuati:

  • per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria;
  • nel corso di un procedimento, anche in sede amministrativa, di arbitrato o di conciliazione;
  • nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio o nella fase successiva alla sua definizione.

Queste disposizioni si applicano ad avvocati o praticanti – iscritti ad albi territoriali o ai relativi registri, sezioni ed elenchi – che esercitano l’attività in diverse forme (individuale, societaria, associata) e che svolgono, anche su mandato, attività in sede giurisdizionale oppure attività di consulenza o di assistenza stragiudiziale. Questa attività può essere svolta anche con il supporto di collaboratori, ausiliari e/o dipendenti nonché di avvocati stranieri che esercitano legalmente la professione nello Stato italiano.

Sono applicabili inoltre a tutti i soggetti che, sulla base di un incarico specifico – anche di un difensore – svolgono attività di investigazione privata in conformità alle leggi vigenti e a tutti coloro che effettuano i trattamenti sopra elencati, inclusi liberi professionisti o altri soggetti che prestino, su mandato e in conformità alla legge, attività di consulenza o di assistenza.

L’organizzazione del trattamento è uno specifico compito dell’avvocato che dovrà garantire il rispetto dei principi di liceità del Gdpr, con tutto quello che ne deriva in termini di sicurezza del trattamento, analisi dei rischi, formazione delle risorse da lui delegate/autorizzate al trattamento, erogazione dell’informativa, durata del trattamento.

Se i dati sono funzionali all’esercizio del diritto di difesa, il trattamento è consentito anche prima della pendenza del procedimento e nel rispetto dei principi richiamati all’articolo 5 del Gdpr.

È lecito trattare dati personali contenuti in pubblici registri, elenchi, albi, atti o documenti conoscibili da chiunque, oppure in banche dati o archivi dai quali possono essere estratte informazioni personali riportate in certificazioni e attestazioni utilizzabili a fini difensivi, così come è possibile trattare dichiarazioni e informazioni acquisite nell’ambito di indagini difensive, evitando di rilasciare copie non giustificate di questa documentazione. Dati eventualmente non pertinenti o eccedenti la finalità di difesa in giudizio - raccolti anche in sede di indagini difensive - che non possano essere separati dagli altri o distrutti formano un unico contesto con le informazioni necessarie all’esercizio di tale diritto.

L’informativa, che l’avvocato rende alla propria clientela, riporta le notizie che devono essere indicare ai sensi della disciplina sulle indagini difensive e può essere pubblicata in modo visibile nello studio o anche messa a disposizione sul sito internet, qualora l’avvocato o lo studio lo possegga: giova ricordare che l’informativa deve essere chiara, sintetica e comprensibile da chiunque e che è perciò consigliato l’utilizzo di un linguaggio sintetico e colloquiale.

Le regole deontologiche ribadiscono che la definizione di un grado di giudizio o la conclusione del mandato non determinano in modo automatico la dismissione dei dati. Tutti gli atti e i documenti relativi al procedimento possono essere conservati (in originale, in copia o in formato elettronico) qualora questa conservazione risulti necessaria per altre ipotizzabili esigenze difensive della parte assistita o del titolare del trattamento, ferma restando la loro utilizzazione in forma anonima per finalità scientifiche.

Qualora rinunci al mandato o al patrocino ovvero l’incarico affidato sia revocato, l’avvocato ha l’obbligo di consegnare al subentrante tutta la documentazione acquisita fino a quel momento, fermo restando quanto stabilito dal codice forense in merito alla restituzione al cliente dei documenti e degli atti originali da questi ricevuti e fatto salvo quanto diversamente stabilito dalla legge. Inoltre, l’avvocato può - previa comunicazione alla parte assistita - distruggere, cancellare o consegnare al cliente (o ai suoi eredi o aventi causa) la documentazione integrale dei fascicoli degli affari trattati e le loro copie.

Deve essere adottata la giusta cautela nel rilascio di informazioni a terzi o alla stampa. L’avvocato può rilasciare esclusivamente informazioni non coperte da segreto per finalità di tutela dell’assistito, rispettando eventuali divieti di legge o del codice forense e rispettando i principi alla base del corretto trattamento dei dati personali (Gdpr, art. 5).

Qualora sia sottoposto ad accertamenti ispettivi, l’avvocato ha il diritto di richiedere l’assistenza del presidente del consiglio dell’ordine forense di competenza o di un consigliere da questi delegato al quale, in caso di intervento e dietro richiesta, è consegnata la copia del procedimento. Per le istanze di accesso o le richieste di comunicazione dei dati di traffico relativi a comunicazioni telefoniche in entrata, si faccia riferimento a quanto previsto all’articolo 132 comma 3 del codice privacy novellato

Le differenze rispetto al vecchio allegato A6

Sono stati eliminati il preambolo - che sintetizzava le condizioni di liceità dei trattamenti ed elencava i presupposti per la sottoscrizione del codice – e l’articolo relativo al monitoraggio dell’attuazione del codice stesso, non più necessario in quanto il rispetto delle regole deontologiche costituisce condizione essenziale per la liceità e la correttezza del trattamento.

Per tutto il resto, la revisione dell’allegato A6 si è limitata all’aggiornamento dei riferimenti normativi (codice privacy novellato e Gdpr) e all’eliminazione del riferimento all’autorizzazione generale n. 6/2007. Le indicazioni per gli avvocati sono nella sostanza invariate rispetto alla precedente versione.

Conclusioni

Criteri analoghi sono stati adottati per la modifica delle altre tre regole deontologiche pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale nel mese di gennaio 2019.  Le ricordiamo:

«Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica»;

«Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale»;

«Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica».

La riformulazione dei vecchi «Codici di deontologia e di buona condotta» era attesa e dovuta. La “trasformazione” dei vecchi allegati al codice privacy ci permette di sottolineare ancora una volta la sostanziale differenza che esiste tra le «Regole deontologiche» e i codici di condotta di cui agli art. 40 e 41 del Gdpr:

  • le «Regole deontologiche» (art. 2-quater del D.Lgs 196/2003 novellato) sono promosse dall'Autorità Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività e tenendo conto delle raccomandazioni del Consiglio d'Europa, allo scopo di determinare criteri specifici e garantire un trattamento lecito e corretto in relazione alle disposizioni di cui agli articoli 6, paragrafo 1, lettere c) ed e), 9, paragrafo 4, e al capo IX del Regolamento;
  • i "Codici di condotta" (art. 40 del Gdpr) sono invece elaborati e portati all’approvazione dall’Autorità Garante da associazioni e organismi rappresentativi categorie di titolari o responsabili del trattamento allo scopo di precisare l'applicazione della normativa in specifici contesti di trattamento di dati personali (www.privacyinchiaro.it).

 

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