Medici competenti e trasmissione dati: i contenuti e le modalità di trasmissione delle informazioni da parte del medico competente sono stati definiti con il decreto interministeriale del 9 luglio 2012 (pubblicato in Gazzetta ufficiale il 26 luglio 2012 e modificato dal decreto interministeriale del 6 agosto 2013 pubblicato in Gazzetta ufficiale n. 212 del 10 settembre 2013).
Il medico competente ha l’obbligo di trasmettere ai servizi competenti per territorio i dati aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria (art. 40, decreto legislativo 81/2008 e s.m.i., all. 3B). Le informazioni, elaborate evidenziando le differenze di genere, devono essere inviate esclusivamente per via telematica entro il primo trimestre dell’anno successivo a quello di riferimento.
L’Istituto ha predisposto un applicativo web, in base all’intesa in Conferenza unificata del 20 dicembre 2012 (atto n. 153/CU), strutturato secondo modalità semplificate e standardizzate in modo tale da consentire l'inserimento dei dati così come previsto dall’allegato II (all. 3B del D.Lgs. 81/2008) del decreto interministeriale del 9 luglio 2012.
Sul sito dell'Inail sono pubblicate alcune domande frequenti che possono fugare i dubbi degli operatori per operare nel rispetto della legge.
Vediamo quali
1 La ricerca delle aziende può avvenire solo con Codice fiscale o Partita Iva?
Nell’anagrafica dell’Inail, le aziende sono identificate tutte tramite codice fiscale, mentre è presente solo per talune la Partita Iva. Si consiglia di effettuare dapprima la ricerca per CF e, se il sistema non restituisce nessuna azienda, eseguire la ricerca per PI.
2 Il medico competente può inserire nuove Unità produttive?
Sì, ma hanno effetto (e visibilità) solo nella procedura ‘Comunicazione Medico Competente’. Queste stesse Unità produttive sono visibili anche dagli altri medici competenti che devono associarsi a questa azienda/ditta (hanno ricevuto incarico per la stessa Unità produttiva dal datore di lavoro).
L’aggiornamento dell’anagrafica della azienda/ditta è possibile solo e unicamente dal datore di lavoro o suo delegato. Le unità produttive inserite dal datore di lavoro saranno visibili in procedura ‘Comunicazione Medico Competente’ come “Archivio Inail” mentre quelle inserite dal medico avranno la dicitura “Archivio MC”.
3 Come si associa un medico già registrato nel portale Inail?
Entrando nel portale e cliccando sul pulsante Registrati, il medico può associare al proprio profilo il ruolo di medico competente selezionando la voce “Associazione Medico Competente”. Per portare a termine l'operazione sarà chiesto unicamente il proprio codice fiscale e il numero di iscrizione albo.
4 Il medico di base deve effettuare l’associazione come medico competente?
No. Il medico di base (così come il medico ospedaliero) è automaticamente già abilitato alla procedura “Comunicazione Medico Competente”, pertanto non deve effettuare nessuna altra operazione.
5 È possibile recuperare i dati inviati l’anno prima?
Si. Dal primo gennaio di ogni anno i medici competenti potranno confermare le associazioni delle Unità Produttive, inserite l’anno precedente, con le relative comunicazioni e aggiornare i relativi dati nel caso in cui si sia rimasti incaricati per l'Unità produttiva in questione. La procedura non può gestire il recesso in quanto la stessa non prevede comunicazione al riguardo.
6 [eliminata]
7 Dopo l’inoltro di una comunicazione sono possibili eventuali modifiche?
Sì. E' possibile annullare le comunicazioni inviate o modificare le associazioni e i dati relativi all’allegato 3B di ogni Azienda o Unità Produttiva dopo l'invio ma, in ogni caso, prima della scadenza del 31 marzo.
8 È possibile stampare la ricevuta della comunicazione?
È possibile generare un file in formato .pdf con la situazione delle maschere completate. L’inoltro finale che varrà come ricevuta avrà anche un numero di protocollo, la data e dell’ora di invio.
9 Con quale nome viene salvato il file in pdf come ricevuta della comunicazione?
Dopo aver inviato la Comunicazione, la procedura permette la stampa della stessa proponendo come nominativo del file il codice fiscale dell’azienda seguito dal progressivo della comunicazione. È possibile salvare le comunicazioni prima dell’invio con le stesse modalità sopra indicate con l’aggiunta di ‘Bozza’ nel nominativo del file.
10 Cosa si intende per “lavoratori occupati” al 30 giugno e al 31 dicembre di ogni anno?
Per “lavoratori occupati” si intende il numero di soggetti presenti in azienda alle date indicate (30 giugno e 31 dicembre di ogni anno) in base alla definizione di “lavoratore” ex art. 2, comma 1, lettera a), del d.lgs. 81/2008 e s.m.i., comprensiva dei soggetti equiparati ai lavoratori dal citato art. 2, comma 1, lettera a) (es. associato in partecipazione) e dall’art. 3 del d.lgs. 81/2008 (es. lavoratori in distacco, lavoratori a progetto che svolgano la propria attività nei luoghi di lavoro del committente etc.).
11 Come fare se non si trova in via assistita dal sistema la propria Unità produttiva?
Di norma le Unità produttive, dovendo essere state oggetto di comunicazione da parte dei datori di lavoro, in attuazione della circolare Inail 69/2012, dovrebbero risultare presenti nel sistema. Qualora risultino ancora non inserite, in ogni caso è possibile l’inserimento manuale del dato, direttamente da parte del medico competente.
12 Cosa si intende per “lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria”?
Si intendono quei lavoratori per i quali il medico competente effettua la sorveglianza sanitaria, ai sensi dell’articolo 41, comma 1, lettere a e b del d.lgs. 81/2008, nei casi previsti dalla normativa vigente o qualora il lavoratore ne faccia richiesta e la stessa sia ritenuta dal medico competente correlata ai rischi lavorativi.
13 Cosa si intende per “lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria (visitati) nell'anno di riferimento”?
Si intende il numero di lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria effettivamente visitati entro il 31/12 dello stesso anno (non il numero di visite effettuate nel corso dello stesso anno).
14 Come si devono considerare le visite preventive in fase pre-assuntiva, anche se eseguite dalle Asl?
Le visite mediche preventive preassuntive, di cui alla lettera e-bis), comma 2, dell’art. 41 d.lgs. 81/2008, richieste dal datore di lavoro al medico competente, rientrano nell’ambito della sorveglianza sanitaria, se effettuate nei confronti di lavoratori soggetti alla stessa, ai sensi del comma 1 dello stesso articolo; se effettuate dalle Asl non rientrano in nessun caso in tale ambito, connotandosi tale visita come accertamento pre-assuntivo di idoneità fisica al lavoro, effettuato ai sensi dell’art. 5 della legge 300/1970 dai Dipartimenti di prevenzione.
15 Qualora nell’anno di riferimento della comunicazione non sia stata effettuata alcuna visita medica è comunque obbligatorio inviare le informazioni richieste?
Dal momento che l’art. 40 prescrive l’invio delle informazioni relative ai dati collettivi aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria nell’anno, dovendosi intendere per sorveglianza sanitaria “l’insieme degli atti medici finalizzati alla tutela dello stato di salute e sicurezza dei lavoratori in relazione all’ambiente di lavoro, ai fattori di rischio professionali e alle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa” anche nel caso di non effettuazione di visite mediche nell’anno, vige l’obbligo di invio dei dati inerenti l’esposizione ai rischi lavorativi specifici.
16 Qualora nell’anno di riferimento della comunicazione (e comunque entro il 31 dicembre ) l'impresa abbia cessato la sua attività, è comunque obbligatorio inviare le informazioni richieste?
Trattandosi di richiesta di dati riguardanti il periodo in cui si è svolta l’attività la risposta è affermativa. Il professionista che nell’anno di riferimento (o sua frazione) ha svolto l’attività di medico competente nella ditta cessata, è tenuto a trasmettere le informazioni richieste. Viene confermata l’obbligatorietà dell’adempimento.
17 Qualora nella stessa azienda (o unità produttiva) si sia verificato l'avvicendamento del medico competente, a chi spetta inoltrare le informazioni richieste?
L’obbligo sussiste in capo al medico competente risultante in attività allo scadere dell’anno interessato dalla raccolta delle informazioni, che devono essere trasmesse entro il trimestre dell’anno successivo.
18 Come comportarsi nel caso in cui siano stati nominati più medici competenti per la stessa azienda o unità produttiva?
In questi casi ciascun medico competente, identificandosi come medico coordinato o medico coordinatore, trasmette i dati aggregati del settore (area, reparto etc.) dell'azienda/unità produttiva di pertinenza
19 Come comportarsi per i rischi “non normati” previsti dall'allegato 3B?
La voce aperta del rigo 43 nella sezione relativa all’elenco dei fattori di rischio contenuta nella griglia dell'allegato 3B, consente l’inserimento di ulteriori rischi lavorativi, presi in considerazione e adeguatamente valutati nel DVR dell'azienda o unità produttiva e che abbiano comportato come misura preventiva l’attivazione della sorveglianza sanitaria.
Non vanno riportati quali rischi “non normati” quelli già indicati nel modello dell'allegato.
20 Nell'area dei rischi lavorativi, cosa si intende per lavoratori soggetti a sorveglianza sanitaria per “movimentazione manuale dei carichi” e/o “sovraccarico biomeccanico degli arti superiori”?
Tutti i lavoratori esposti a rischio sulla base della valutazione del rischio e dei fattori individuali di rischio di cui all’ALLEGATO XXXIII (art. 168, comma 2, lettera d) del D. Lgs. 81/08). Per tali fattori e per tali motivi sono sottoposti a sorveglianza sanitaria, come indicato nel protocollo sanitario dell'azienda/unità produttiva Nuovo quesito
21 Come comportarsi qualora nell’anno di riferimento della comunicazione siano state eseguite solo visite preventive (ad esempio: nuova impresa/unità produttiva, lavori temporanei o stagionali etc.)?
Sarà regolarmente riportato il numero dei lavoratori complessivamente visitati nell’anno. Qualora il datore di lavoro non fornisca al medico competente il dato aggiornato sul numero di occupati, si barrerà la casella relativa alla indicazione “numero lavoratori compilato dal medico competente perché non fornito dal datore di lavoro”.
*Fonte: Ministero della Salute - Dipartimento generale della prevenzione (www.salute.gov.it)
